نکاتی در رابطه با فایلینگ

فایلینگ ها بخشی از اداره هستند که می‌توانند به دسته ‌بندی اطلاعات و پرونده ‌ها بپردازند. استفاده از فایلینگ ها می‌تواند تاثیر بسیار زیادی در زیبایی و نظم اداره داشته باشد. اگر شما نیز می‌خواهید بیشتر از رابطه با این ابزار ها اطلاعات کسب کنید، ما را تا انتهای این مطلب همراهی کنید

فایلینگ بخشی از اداره می‌باشد که در این بخش به نگهداری از اطلاعات و پرونده‌ های موجود پرداخته می‌شود. توجه نمایید که این بخش در هر اداره و هر سازمانی یافت شود و از ابزار ها و وسیله ‌های گوناگون برای ساخت این بخش‌ استفاده می‌شود. بخش فایلینگ هر اداره می‌تواند شامل یک کمد چهار کشویی باشد و یا می‌تواند یک اتاق را به خودش اختصاص دهد. به‌ هر حال داشتن این بخش با بیشتر و کمتر شدن اطلاعات بزرگ‌تر و کوچک‌تر می‌شود. توجه نمایید که فایلینگ ها فقط در اداره‌جات مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و حتی برخی از افراد از آن ‌ها در خانه خودشان استفاده می‌کنند. به‌ طور کلی فایل بندی و طبقه ‌بندی اطلاعات و پرونده‌ ها به معنی بایگانی کردن آن ‌ها می‌باشد. بایگانی کردن اطلاعات و پرونده ‌ها این امکان را به شما می‌دهد تا اطلاعات مورد نیاز خودتان را در دسترس داشته باشید و بتوانید در سریع‌ترین زمان و با کمترین استرس و اضطراب به آن‌ ها دسترسی داشته باشید و از آن‌ ها استفاده کنید. البته برای پیدا کردن سریع پرونده ‌ها و اطلاعاتی که می‌خواهید، باید آن ‌ها را به‌ صورت دقیق دسته‌بندی کنید تا بتوانید بدون هیچ ‌گونه مشکل خاصی در هر زمان که می‌خواهید به آن‌ ها دسترسی داشته باشید. فایتینگ اداری نظم و انضباط خاصی را به اداره شما هدیه می‌دهد و می‌تواند به شما کمک کند تا از به ریختگی و آشفتگی فضا جلوگیری کنید و بتوانید نظم و انضباط خاصی را به اداره خودتان هدیه دهید. ما در ادامه بیشتر در رابطه با فایلینگ برای شما صحبت خواهیم کرد.

 

مزایا و معایب استفاده از فایلینگ اداری

توجه نمایید که فایلینگ و طبقه ‌بندی اطلاعات مزایای بسیار زیادی را دارا می‌باشند که در ادامه می خواهیم این مزایا را برای شما نام ببریم تا شما را بیشتر با آن ‌ها آشنا کنیم. به‌ طور کلی اگر شما در اداره‌ای خودتان پرونده و اسناد گوناگونی دارید می‌توانید به ‌راحتی و با استفاده از یک ابزار طبقه ‌بندی اطلاعات که در انواع مختلفی مانند کشو کمد، افقی یا عمودی طراحی می‌شود استفاده کنید تا بتوانید به دسته‌بندی اطلاعات بپردازید. به ‌طور کلی استفاده از فایل بندی اداری مزایای مختلفی مانند:

 

  • کم شدن هزینه

 

  • دسترسی سریع‌تر و بدون مشکل به اطلاعات مورد نیاز و پرونده‌ ها و پوشه ‌ها

 

  • عدم نیاز به استفاده از زونکن ‌هایی که قیمت بالایی دارند

 

  • افزایش زیبایی محیط

 

  • و نظم و انضباط دادن به محیط شود.

 

در کل استفاده از فایلینگ می‌تواند معایبی را نیز داشته باشد. به‌ طور کلی اگر شما دچار کمبود فضا هستید استفاده از فایل بندی می‌تواند فضای زیادی را از شما بگیرد و موضوع می‌تواند در دسته معایب استفاده از این طبقه ‌بندی قرار گیرد. همچنین اگر شما از ابزار درست برای طبقه ‌بندی اطلاعات استفاده نکنید ممکن است که مشکلات زیادی برای دسته‌بندی و طبقه‌ بندی اطلاعات برای شما پیش بیاید که این ‌موضوع نیز در دسته معایب استفاده از فایلینگ قرار می‌گیرد.

هدف از ساختن و استفاده از فایلینگ چیست؟

 

توجه نمایید که همان ‌‌طور که پیش‌تر نیز به‌ همین موضوع اشاره کردیم فایلینگ ها به ‌طور کلی می‌توانند به شما کمک کنند تا اطلاعات و پرونده‌ های مورد نیاز خودتان را دسته‌بندی کنید تا بتوانید در صورت نیاز به آن ‌ها، در سریع‌ترین زمان و بدون هیچ ‌گونه مشکل خاصی به آن ‌ها دسترسی داشته باشید. امروزه با وجود تکنولوژی‌ های گوناگون و سیستم‌ های اداری اطلاعات می‌توانند به‌ راحتی در سیستم ‌ها ثبت و ضبط شود و شما تنها می‌توانید با چند کلیک اطلاعات مورد نیاز خودتان را پیدا کنید اما توجه نمایید که هنوز در همه اداره‌جات استفاده از سیستم ها باب نشده ‌است و برخی اطلاعات قابلیت ثبت شدن در سیستم‌ ها را دارا نمی‌باشند و شما باید به‌ صورت فیزیکی از آن‌ ها نگهداری کنید. به‌ همین دلیل در این اداره‌ ها و بخش‌ ها معمولاً از فایلینگ ها استفاده می‌شود تا بتوانند اطلاعات را به ‌صورت سالم و منظم نگهداری کنند. توجه نمایید که عدم استفاده از فایل بندی می‌تواند با خود مشکلات زیادی مانند آسیب رسیدن به پرونده ‌ها و اسناد، اشغال فضا، و نامنظمی محیط را به‌همراه داشته باشد؛ اما شما می‌توانید تنها با استفاده از یک فایلینگ ساده به‌ راحتی و بدون هیچ ‌گونه مشکلی به دسته ‌بندی پرونده‌ ها و اطلاعات بپردازید تا بتوانید در زمانی ‌که به آن ‌ها نیاز دارید از آن ‌ها استفاده کنید. به ‌طور کلی فایلینگ ها برای نگهداری اصولی و منظم پرونده ‌ها و اطلاعات ساخته شده‌اند و استفاده از آن ‌ها می‌تواند تا حد بسیار زیادی به کارمندان و افرادی که در یک اداره کمک کار می‌کنند کمک کند تا در مدت ‌زمان کمتری اطلاعات مورد نیاز خودشان را پیدا کنند.

 

 

انواع ابزار فایلینگ

 

توجه نمایید که برای فایلینگ و بخش‌بندی اطلاعات و پرونده ‌ها ابزار های گوناگونی وجود دارند که شما می‌توانید با توجه به محیط محل کار و فضایی که در دسترس دارید از یک فایل بندی مناسب استفاده کنید. البته برای خرید و استفاده از فایلینگ شما باید به نوع اطلاعاتی که می‌خواهید آن ‌ها را دسته ‌بندی کنید نیز دقت داشته باشید تا بتوانید از یک فایلینگ مناسب در این زمینه استفاده کنید. توجه نمایید که فایلینگ ها در انواع مختلفی مانند کشویی و کمدی وجود دارد که شما می‌توانید با توجه به سلیقه خودتان از هر کدام از انواعی که می‌خواهید استفاده کنید. علاوه‌ بر این موارد این فایلینگ ها به‌ صورت مسطح نیز وجود دارند تا شما بتوانید اطلاعات و پرونده‌ هایی که به دیدن آن ‌ها نیاز دارید را دسته‌بندی کنید. اگر اطلاعات و پرونده‌ های شما دارای آمار، نقشه، و انواع مختلف اطلاعات این‌چنینی بوده‌اند می‌توانند با استفاده از فایلینگ مسطح آن ‌ها را طوری قرار دهید که بتوانید در صورت نیاز با تنها چرخاندن چشم خودتان اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید از آن‌ ها استفاده کنید. توجه نمایید که فایلینگ ها کمک بسیار زیادی به نظم و زیبایی اداره شما می‌کنند و می‌توانند به شما کمک کنند تا در سریع‌ترین زمان و بدون هیچ‌ گونه مشکل خاصی اطلاعات خودتان را پیدا کنید و همچنین از آسیب رسیدن به اطلاعاتی که در دست دارید جلوگیری کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *